SuperFactuur › Wat moet er op een factuur staan
Wat moet er op een factuur staan?
Bijgewerkt op 23 september 2026 · leestijd 5 minuten
Een factuur is geen vormvrij briefje: de Wet op de omzetbelasting schrijft voor welke gegevens erop moeten staan. Ontbreekt er iets, dan mag je klant de btw in principe niet aftrekken — en dan krijg je je factuur terug. Hieronder staat de volledige lijst, met een voorbeeld en de gevallen waarin het anders gaat.
De verplichte gegevens, op een rij
| Wat | Toelichting |
|---|---|
| Jouw bedrijfsnaam en adres | De naam waaronder je staat ingeschreven, met het adres van je onderneming. Een postbus alleen is niet genoeg. |
| Naam en adres van je klant | De partij die de factuur moet betalen. Bij een bedrijf: de statutaire of handelsnaam, geen afkorting. Uitzondering: op een factuur tot en met € 100 inclusief btw mogen naam en adres van je klant weg (de vereenvoudigde factuur, artikel 35b Wet OB) — behalve bij btw verlegd of een levering naar een ander EU-land. |
| Je KvK-nummer | Sta je ingeschreven in het Handelsregister, dan moet je KvK-nummer op je uitgaande facturen, offertes en brieven staan (artikel 24 Handelsregisterwet). De btw-wet eist het niet, het Handelsregister wel. |
| Je btw-identificatienummer | Het nummer dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers. Dit is het nummer dat je op facturen en je website gebruikt, niet je omzetbelastingnummer. |
| Btw-nummer van je klant | Alleen verplicht bij btw verlegd en bij leveringen naar een ondernemer in een ander EU-land. |
| Factuurnummer | Uniek, uit een doorlopende reeks. Zie hieronder. |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Datum van levering of dienst | Wanneer je geleverd hebt, of de periode waarover je factureert. Is dat dezelfde dag als de factuurdatum, dan mag je dat zo vermelden. In SuperFactuur is er geen apart veld voor: zet de datum of de periode in de omschrijving van je factuurregel of bij Opmerkingen. |
| Omschrijving, hoeveelheid en eenheidsprijs | Wat je geleverd hebt en hoeveel (uren, stuks of een duidelijke omschrijving van de dienst), met de prijs per eenheid exclusief btw. Geef je korting die niet al in die prijs zit, dan hoort die korting er apart op. |
| Bedrag exclusief btw | Per btw-tarief apart. Reken je 21% en 9% op één factuur, dan hoort elk tarief zijn eigen subtotaal te hebben. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het percentage én het bedrag in euro's, per tarief. |
| Totaalbedrag | Het bedrag inclusief btw, dat je klant overmaakt. |
Handig, maar niet door de btw-wet geëist: je IBAN, een betaaltermijn en een referentie of inkoopordernummer van je klant. Grote opdrachtgevers weigeren facturen zonder referentie vaak in hun eigen systeem, dus vraag ernaar voordat je factureert.
Het factuurnummer: uniek en doorlopend
Je mag je eigen reeks kiezen, maar hij moet uniek zijn en doorlopen. In de praktijk werkt het jaartal met een volgnummer het prettigst: 2026-001, 2026-002, enzovoort. Sla geen nummers over en gebruik een nummer nooit twee keer. Maak je per ongeluk een fout in een verstuurde factuur, dan haal je die niet weg: je maakt een creditnota en daarna een nieuwe factuur.
Drie gevallen waarin het anders gaat
Btw verlegd
Bij verlegging reken je geen btw, maar vermeld je dat de btw is verlegd en zet je het btw-nummer van je klant erop. Verplicht is alleen de vermelding "btw verlegd". Wil je de grondslag erbij zetten, kies dan de juiste: werk je als onderaannemer in de bouw, dan is dat artikel 12 lid 5 Wet OB juncto artikel 24b Uitvoeringsbesluit OB; lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan artikel 196 Btw-richtlijn (zet er dan ook "VAT reverse charge" bij).
Kleineondernemersregeling (KOR)
Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en staat er geen btw-bedrag op je factuur. Vermeld wel dat je de regeling toepast, bijvoorbeeld: "Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB." Je mag dan ook geen btw aftrekken over je inkopen.
Creditnota
Een creditnota is een factuur die een eerdere factuur terugdraait, helemaal of voor een deel. Hij krijgt een eigen nummer uit dezelfde reeks en verwijst naar de factuur die hij corrigeert ("Deze creditnota corrigeert factuur 2026-014 van 3 september 2026"). De bedragen tellen negatief mee in je btw-aangifte.
Voorbeeld
Adviesbureau De Wit · Dorpsstraat 12, 3811 AA Amersfoort · KvK 12345678 · btw NL001234567B01
Factuur 2026-014 · Factuurdatum 3 september 2026 · Geleverd in augustus 2026 · Betaaltermijn 14 dagen
Aan: Groenendijk Installatietechniek, Industrieweg 3, 3821 BJ Amersfoort
| Advieswerk, 6 uur à € 85,00 | € 510,00 |
| Installatie op locatie | € 170,00 |
| Subtotaal (21%) | € 680,00 |
| Btw 21% | € 142,80 |
| Totaal | € 822,80 |
Te voldoen binnen 14 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Adviesbureau De Wit, onder vermelding van 2026-014.
Checklist voor je op verzenden drukt
- Staan jouw gegevens én die van je klant er volledig op?
- Klopt het factuurnummer, en volgt het op het vorige?
- Staat de leverdatum of de periode erop?
- Is het bedrag per btw-tarief uitgesplitst, met het btw-bedrag apart?
- Klopt het totaalbedrag met de optelling?
- Staat de eenheidsprijs (uurtarief of stuksprijs) exclusief btw erbij, en een eventuele korting apart?
- Sta je ingeschreven bij de KvK? Zet dan ook je KvK-nummer erop.
- Bij verlegging of KOR: staat de juiste vermelding erop?
- Heb je de factuur zelf bewaard? Je moet hem zeven jaar kunnen laten zien.
Veelgestelde vragen
Is een KvK-nummer verplicht op een factuur?
Voor de btw niet: artikel 35a Wet OB eist je btw-identificatienummer. Maar sta je ingeschreven in het Handelsregister, dan verplicht artikel 24 Handelsregisterwet je om je KvK-nummer op je uitgaande facturen, offertes en brieven te zetten. Zet het er dus gewoon op; klanten en boekhouders vragen er toch om.
Mag ik zelf mijn factuurnummers kiezen?
Ja, zolang de nummers uniek zijn en een doorlopende reeks vormen. Gaten of dubbele nummers roepen vragen op bij een controle.
Moet er een betaaltermijn op?
Wettelijk niet verplicht, maar wel verstandig. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Zet de termijn erop, dan weet je klant waar hij aan toe is en staat je positie sterker als je moet aanmanen.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel de facturen die je stuurt als die je ontvangt. Bewaar ze leesbaar: een pdf of een export uit je factuurprogramma is genoeg. Stop je met een programma, download je administratie dan vóór je je account opzegt.
Zelf een factuur maken die aan alles voldoet
In SuperFactuur vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Daarna zet de app het factuurnummer, de btw-uitsplitsing per tarief en de verplichte vermeldingen (btw verlegd, de kleineondernemersregeling, de verwijzing op een creditnota) er zelf op, en waarschuwt hij als je KvK-nummer of btw-nummer nog ontbreekt. De datum of periode van levering zet je er zelf bij, in de omschrijving van je regel of bij Opmerkingen. Je verstuurt de factuur als pdf of als e-factuur (UBL). Gratis beginnen kan zonder betaalgegevens: drie facturen per maand.
Deze uitleg is algemeen en bijgewerkt op 23 september 2026. Twijfel je over jouw situatie, kijk dan op belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.