SuperFactuur › Factuur maken

Factuur maken als zzp'er

Bijgewerkt op 23 september 2026 · leestijd 6 minuten

Je eerste factuur is vooral spannend omdat je niet weet wat er precies op moet. Dat valt mee: het zijn een stuk of tien gegevens, en als je ze één keer goed hebt staan, is elke volgende factuur een kwestie van invullen. Hieronder staat het in zes stappen, met een voorbeeld en de fouten die we het vaakst voorbij zien komen.

Stap 1. Zet je eigen gegevens klaar

Op elke factuur horen je bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer. Sta je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan hoort je KvK-nummer er ook op: de btw-wet eist dat niet, maar het Handelsregister wel (artikel 24 Handelsregisterwet). Je IBAN is niet verplicht, maar zonder rekeningnummer kan je klant niet betalen, dus die zet je er ook op. Heb je nog geen btw-nummer? Dat krijg je van de Belastingdienst nadat je je bij de KvK hebt ingeschreven.

Stap 2. Kies je klant

Zet de naam en het adres van de partij die betaalt erop — bij een bedrijf de volledige naam, niet een afkorting. Werk je voor een grotere opdrachtgever, vraag dan of ze een referentie of inkoopordernummer willen zien. Zonder dat nummer blijft je factuur daar soms maandenlang liggen.

Stap 3. Nummer en datum

Elke factuur krijgt een uniek nummer uit een doorlopende reeks, bijvoorbeeld 2026-001. Daarnaast zet je de factuurdatum erop en de datum of periode waarin je geleverd hebt. Factureer je een maand werk, dan is "augustus 2026" een prima omschrijving van de periode. In SuperFactuur is daar geen apart veld voor: zet de leverdatum of de periode in de omschrijving van je factuurregel ("Advieswerk augustus 2026") of bij Opmerkingen — die komen allebei op de factuur.

Stap 4. Vul je regels in

Per regel: een omschrijving, het aantal (uren of stuks) en het bedrag exclusief btw, met het btw-tarief erbij. Wees concreet in je omschrijving. "Werkzaamheden" zegt niets; "Advieswerk, 6 uur à € 85,00" is duidelijk voor je klant én voor een controleur.

Stap 5. Controleer de btw en het totaal

De btw wordt per tarief apart berekend en vermeld. Staan er regels met 21% en met 9% op één factuur, dan hoort elk tarief zijn eigen subtotaal en btw-bedrag te hebben. Daaronder komt het totaalbedrag inclusief btw: dat is wat je klant overmaakt.

Stap 6. Verstuur en bewaar

Stuur de factuur als pdf, of als e-factuur (UBL) wanneer je klant daarom vraagt — overheden en grote bedrijven doen dat steeds vaker. Bewaar je facturen zeven jaar. En zet er een betaaltermijn op: spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Wanneer factureer je?

Factureer je aan een ondernemer of een rechtspersoon, dan moet de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd de deur uit (artikel 34c en 34g Wet OB). Voor particuliere klanten bestaat die factuurplicht niet en bepaal je zelf wanneer je factureert; de btw geef je wel gewoon aan over het tijdvak van de levering. In de praktijk stuur je de factuur meteen na de klus of aan het eind van de maand. Werk je aan een lang project, spreek dan termijnen af: bijvoorbeeld een deel bij de start en de rest bij oplevering.

De vijf fouten die we het vaakst zien

1. Een gat in de nummering. Een factuur weggooien en het nummer opnieuw gebruiken roept vragen op. Corrigeer met een creditnota.
2. Btw niet uitgesplitst. Alleen "inclusief btw" is niet genoeg; het tarief en het bedrag moeten erbij.
3. Vage omschrijving. Je klant moet kunnen zien waarvoor hij betaalt, en jij moet het over drie jaar nog kunnen uitleggen.
4. Geen leverdatum. Die is verplicht en wordt het vaakst vergeten. Zet hem in je omschrijving, dan kan dat niet meer gebeuren.
5. Geen kopie bewaard. Een factuur die alleen in je verzonden mail staat, ben je bij een nieuwe telefoon zo kwijt.

En als er niet betaald wordt?

Stuur eerst een vriendelijke herinnering: vaak is het gewoon vergeten. Daarna een aanmaning met een nieuwe termijn. Betaalt een zakelijke klant dan nog niet, dan mag je de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. Bij een particulier moet je eerst een ingebrekestelling sturen met een termijn van veertien dagen, waarin je de incassokosten noemt; pas daarna mag je ze rekenen. Die veertien dagen beginnen pas op de dag nadat je klant de brief heeft ontvangen, dus reken een paar dagen post erbij.

Veelgestelde vragen

Deze uitleg is algemeen en bijgewerkt op 23 september 2026. Voor jouw situatie: kijk op belastingdienst.nl of vraag je boekhouder.